Zoektocht naar de Essentie

  • Waar wil je naartoe?

  • Wat wil je zijn?

  • Wat wil je bezitten?

  • Wat zijn je passies?

De antwoorden op die eenvoudige vragen vormen de basis voor je doelstellingen. Tracht die doelstellingen zo helder mogelijk op te stellen, maar beschouw het zeker niet als een knellend pak.

Het stellen van prioriteiten is niets meer of niets minder dan doordacht keuzes maken. Op basis van belangrijkheid en urgentie kun je beslissen om bepaalde taken meteen te doen, in te plannen, te delegeren of gewoon niet uit te voeren. Die laatste categorie zal je wellicht de grootste tijdwinst opleveren.

Afbakenen van je functie

Sommigen staan versteld hoeveel rollen ze vervullen in het dagelijkse leven, anderen kijken raar op wanneer ze in kaart brengen hoeveel tijd ze besteden aan bepaalde bezigheden. Hoe dan ook, het is nuttig om je functies goed af te bakenen.

Wie ben je thuis?

Ben je een happy single of wachten er elke avond een partner en vier kinderen? Doe jij de administratie of laat je dit met plezier aan iemand anders over? Breng het eens in kaart en bekijk hoeveel tijd je aan al die privézaken besteedt.

Wie ben je in het verenigingsleven?

Ben jij degene die het allemaal wel zal regelen of zijn de taken goed verdeeld? Het verenigingsleven is volgens velen het cement van onze maatschappij, maar het kan ook bijzonder tijdrovend zijn. Hoe jouw plaatje er ook uitziet, probeer een haalbare combinatie te vormen. Een jaarlijkse evaluatie van de balans tussen je werk en je privéleven is zeker de moeite waard.

Focussen op je doelstellingen

Focussen is niet zo eenvoudig als het lijkt. Concentreren wellicht nog veel minder. We worden namelijk voortdurend overstelpt met informatie die constant onze aandacht afleidt. Hoe kunnen we hiermee omgaan?

Concentratie is natuurlijk erg belangrijk. Je goed kunnen concentreren betekent dat je je aandacht bij een bepaald onderwerp kunt houden, wat er ook gebeurt. Tracht je denkkracht helemaal te richten op datgene waarmee je op dat moment bezig bent, zonder dat je gedachten afglijden naar allerlei andere zaken.

Efficiënt uitvoeren van taken

Veel mensen hebben al gehoord over de 80/20-regel van Pareto, die stelt dat 80 procent van de uitkomsten veroorzaakt worden door 20 procent van de oorzaken. Toch is het toepassen van die regel op je eigen tijdsbesteding niet eenvoudig. Wanneer cursisten er moeilijk in slagen om die 20 procent in kaart te brengen, stel ik de volgende vragen: Waar heeft jouw baas het altijd over tijdens het functioneringsgesprek? Hoeveel tijd heb je precies besteed aan dit aspect van je job? Vaak gaat het dan een stuk makkelijker.

Planning is een van de hoekstenen van effi ciënt tijdsbeheer. Bijna iedereen heeft een agenda met afspraken, zoals vergaderingen, maar weinig mensen plannen ‘afspraken met zichzelf’. Het loont beslist de moeite om het grootste deel van je goede voornemens op een bepaalde dag en een bepaald uur in te plannen. Laat wel voldoende open ruimte voor onverwachte situaties.

Een degelijk organisatiesysteem, zoals bijvoorbeeld de ‘Getting Things Done’-methode, heeft al miljoenen mensen geholpen om structuur te brengen in hun dagelijkse leven. Misschien kan een goed systeem ook voor jou een goed hulpmiddel zijn.

Creativiteit

Tijdsbeheer’ en ‘creativiteit’ gaan, in tegenstelling tot wat velen denken, hand in hand. Hoe meer je de lastige taken kunt comprimeren, hoe meer tijd je hebt om creatief bezig te zijn. Bovendien verandert de wereld constant, dus ligt het voor de hand dat we creatief met onze doelen, rollen en de omgeving zullen moeten omspringen.

Technieken zoals mindmapping verplichten ons om eens op een andere manier naar onze tijdsbesteding te kijken. Het levert gegarandeerd nieuwe inzichten op die best de moeite waard kunnen zijn.

Elke dag verschijnen er op het internet nieuwe applicaties om de zaken efficiënter aan te pakken. Aan jou de keuze welke toepassingen je de moeite waard vindt.